Gestão de documentos é tema de palestra no Programa do Aprendizado do Sistema CFQ/CRQs

Armazenamento correto de documentos, prazos para mantê-los ou eliminá-los, estrutura para armazenamento e capacitação de pessoal foram apenas alguns dos temas abordados na segunda palestra dentro do Programa do Aprendizado, iniciativa interna do Sistema CFQ/CRQs para atualizar servidores e colaboradores. “Proposta de Política de Gestão Documental do Sistema CFQ/CRQs” foi o tema compartilhado entre Elios Júnior, presidente Comissão Especial de Licitação para Serviços de Comunicação, e Mariana Bastos, arquivista no Conselho Regional de Química da 3ª Região (CRQ III-RJ).

Elios Junior começou lembrando que a construção da proposta vem sendo feita desde junho deste ano. “É um desafio, mas de certa maneira é muito vantajoso para o Sistema, uma vez que conseguimos, mesmo com as dificuldades e a falta de um conhecimento mais técnico, ferramentas e instrumentos de gestão documental de acordo com a legislação vigente hoje”, afirmou.

Ele adiantou que há um processo licitatório em andamento para contratar uma empresa para ajudar na melhoria, em especial, do acervo físico, e do digital. “Uma das coisas que ela vai determinar é como lidaremos e armazenaremos nosso acervo físico e digital, por isso a importância dessa licitação. O horizonte dessa gestão é muito amplo, e cada vez mais precisamos buscar informação e conhecimento”, disse. A previsão, segundo Elios, é de que a proposta da Política seja apresentada para todos os CRQs em novembro deste ano, durante plenária.

Mariana Bastos mostrou as diretrizes da proposta de Política de Gestão Documental do Sistema CFQ/CRQs. “O documento vai permitir controlar melhor os processos internos e capacitar as instituições na tomada de decisões”, garantiu a arquivista. Além disso, com a Política, será possível reduzir custos de armazenagem de documentos e aumentar a produtividade de pessoal. “Com menos documentos para serem procurados, é natural que a produtividade das equipes aumente”, declarou.

Ela ressaltou, ainda, que o acesso à informação é um direito previsto em lei e que, com a Política de Gestão Documental do Sistema CFQ/CRQs já estabelecida, esse processo será facilitado para as instituições e para os cidadãos.

Diretrizes
A proposta de Política de Gestão Documental do Sistema CFQ/CRQs contém 13 diretrizes: Gestão documental e conceitos importantes; Unidades protocolo e arquivo (responsáveis e trabalhadores); Capacitação; Organograma e Unidade de Protocolo e Arquivo; Normatização e orientação; Comissão Permanente de Avaliação de Documento (CPAD); Classificação de documentos; Estruturação do arquivo; Sistemas informatizados; Documentos sigilosos e documentos restritos; e Monitoramento.

Ela frisou que é importante que cada CRQ estabeleça um padrão, de acordo com as normas ditadas pelo Sistema CFQ/CRQs. “O objetivo é estabelecer princípios, diretrizes de armazenamento de documentos e acesso a eles”, completou. Além disso, ela detalhou como funciona o arquivamento e a eliminação de documentos que já cumpriram com o objetivo, e comentou sobre o processo que a envolve. “É preciso garantir o devido registro documental, não podemos eliminar o documento sem essa etapa. Eliminação de documento é algo sério, deve ser registrado inclusive no Diário Oficial”, alegou.

Na opinião da arquivista, é importante também investir em capacitação para os profissionais que vão lidar com os documentos da instituição. “E não somente as responsáveis pela gestão, mas todas as pessoas que lidam com documentos e informações, pois isso vai garantir que as atividades sejam melhor compreendidas, com qualidade, segurança e continuidade do serviço.”

Assista à palestra na íntegra.

Programa do Aprendizado

O Programa do Aprendizado é um evento promovido pelo Sistema CFQ/CRQs voltado ao seu público interno, nesse ano realizado nos dias 9 e 10 de outubro. Neste período, é realizada uma série de palestras, treinamentos e workshops focada na qualificação e produtividade de seus profissionais.